Erstellung der Protokolle mit Anbieter SpeechMind

 

Damit eine Protokollerstellung möglich ist, muss die Sitzung digital aufgezeichnet werden. Hierfür können beliebige Geräte verwendet werden.

 

In anderen Kommunen wird ein einfaches digitales Diktiergerät mit externen Mikrofonen verwendet. Die Verwendung der Lösung ist in jedem Sitzungsraum möglich. Eine Internetverbindung wird für die Aufzeichnung nicht benötigt. Abstimmungsergebnisse müssen auch weiterhin von Hand in der Sitzung protokolliert werden.

 

Die Sprachaufzeichnung der Sitzung wird anschließend dem Dienstleister SpeechMind zur Verarbeitung übertragen. KI-Modelle analysieren dort die Tonaufzeichnung, erstellen ein Wortprotokoll und erkennen unterschiedlicher Sprecher. Wer die sprechenden Personen sind, muss im Sitzungsdienst einmalig manuell zugeordnet werden.

 

Die Software erstellt dann mit den Daten das Protokoll. Hierbei kann entweder ein Ergebnisprotokoll oder ein Verlaufsprotokoll erzeugt werden. Das Ergebnisprotokoll fasst die wichtigsten Punkte eines Meetings kompakt in Stichpunkten zusammen. Das Verlaufsprotokoll gibt den Gesprächsverlauf ausführlicher in indirekter Rede und im Konjunktiv wieder. Verwendet werden soll bei der Stadt Syke weiterhin das Ergebnisprotokoll.

 

Die Aufgabe des Personals ist es in dem Prozess das Ergebnis zu prüfen und ggf. zu kürzen. Der KI ist es nur begrenzt möglich nur relevante Inhalte in das Protokoll einfließen zu lassen, so dass die generierten Protokolle in der Regel umfangreicher sind. Nach Erfahrungsberichten aus anderen Kommunen reduziert sich der Aufwand der Protokollerstellung erheblich, da das Gegenlesen und Kürzen nur wenige Minuten in Anspruch nehmen. Das fertige Ergebnisprotokoll wird dann in Allris eingestellt.

 

Die Tonaufzeichnungen und Arbeitsdaten werden nach der Freigabe des Protokolls gelöscht. Erhalten bleibt die Zuordnung der Stimmmuster für erkannte Personen, so dass eine Zuordnung der Sprecher nicht für jede Sitzung erneut durchgeführt werden muss.

 

Das Einsetzen der KI erfolgt zunächst probeweise für 1 Jahr. Danach erfolgt eine Evaluierung. Über die Ergebnisse wird in einer Sitzung des Verwaltungsausschusses berichtet werdem.

 

Weiter Informationen und Demonstrationsmaterial gibt es auf der Internetseite des Dienstleisters: https://www.speechmind.com