Der Rat der Stadt Syke beschließt folgende Änderungen der Geschäftsordnung für den Rat, den Verwaltungsausschuss, die Ausschüsse sowie die Ortsräte der Stadt Syke:

 

§ 19

Protokoll

(1) Die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister ist für das Protokoll verantwortlich. Sie oder er bestimmt die Protokollführerin oder den Protokollführer. Die Protokollerstellung kann mittels Hilfe von künstlicher Intelligenz (KI) erstellt werden. Die Erstellung mit KI erfolgt durch eine Tonaufnahme der Sitzung, welche in ein Schriftstück durch die KI umgewandelt wird. Das erstellte Protokoll wird von der Verwaltung und der Sitzungsleitung überprüft und zur Genehmigung freigegeben. Das Tonband ist nach Genehmigung des Protokolls zu löschen.

 

(2) Im Protokoll werden die wesentlichen Inhalte der Verhandlungen (Ergebnisprotokoll) festgehalten. Ein Wortprotokoll ist ausgeschlossen. Aus dem Protokoll muss ersichtlich sein, wann und wo die Sitzung stattgefunden hat, wer an ihr teilgenommen hat, welche Gegenstände verhandelt, welche Beschlüsse gefasst und welche Wahlergebnisse erzielt wurden. Die Abstimmungsergebnisse sind festzuhalten. Jedes Ratsmitglied kann verlangen, dass aus dem Protokoll hervorgeht, wie es abgestimmt hat; dies gilt nicht bei geheimer Stimmabgabe.

 

(3) Im Anschluss an eine Sitzung werden die Ergebnisse innerhalb von zwei Tagen in das Ratsinformationssystem eingestellt. Protokolle werden innerhalb von vier Wochen bereitgestellt. Das Protokoll ist von der oder dem Ratsvorsitzenden, der Bürgermeisterin oder dem Bürgermeister sowie der Protokollführerin bzw. dem Protokollführer zu unterzeichnen.

 

(4) Einwendungen gegen das Protokoll dürfen sich nur gegen die Richtigkeit der Wiedergabe des Verhandlungsverlaufs und des Inhalts der Beschlüsse richten. Werden gegen die Fassung des Protokolls Einwendungen erhoben, die sich nicht durch Erklärungen der Protokollführerin oder des Protokollführers, der Bürgermeisterin oder des Bürgermeisters beheben lassen, so entscheidet der Rat.

 

(5) Die Protokolle sind, soweit sie nicht öffentlich beratene Gegenstände zum Inhalt haben, vertraulich zu behandeln und zu verwahren.

 

(6) Über die Genehmigung des Protokolls der letzten Sitzung des Rates vor Ablauf der Wahlperiode beschließt der Verwaltungsausschuss

Aufgrund der Digitalisierung der Verwaltung besteht in Zukunft die Möglichkeit Protokoll mit Hilfe von künstlicher Intelligenz zu erstellen.

Die Protokollerstellung mit Hilfe von künstlicher Intelligenz soll vorerst in den Sitzungen der Ortsräte erfolgen.

Damit solch eine Protokollerstellung möglich ist, ist es notwendig die Geschäftsordnung in dem § 19 wie folgt zu ändern (rot markiert):

 

§ 19

Protokoll

(1) Die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister ist für das Protokoll verantwortlich. Sie oder er bestimmt die Protokollführerin oder den Protokollführer. Die Protokollerstellung kann mittels Hilfe von künstlicher Intelligenz (KI) erstellt werden. Die Erstellung mit KI erfolgt durch eine Tonaufnahme der Sitzung, welche in ein Schriftstück durch die KI umgewandelt wird. Das erstellte Protokoll wird von der Verwaltung und der Sitzungsleitung überprüft und zur Genehmigung freigegeben. Das Tonband ist nach Genehmigung des Protokolls zu löschen.

 

(2) Im Protokoll werden die wesentlichen Inhalte der Verhandlungen (Ergebnisprotokoll) festgehalten. Ein Wortprotokoll ist ausgeschlossen. Aus dem Protokoll muss ersichtlich sein, wann und wo die Sitzung stattgefunden hat, wer an ihr teilgenommen hat, welche Gegenstände verhandelt, welche Beschlüsse gefasst und welche Wahlergebnisse erzielt wurden. Die Abstimmungsergebnisse sind festzuhalten. Jedes Ratsmitglied kann verlangen, dass aus dem Protokoll hervorgeht, wie es abgestimmt hat; dies gilt nicht bei geheimer Stimmabgabe.

 

(3) Im Anschluss an eine Sitzung werden die Ergebnisse innerhalb von zwei Tagen in das Ratsinformationssystem eingestellt. Protokolle werden innerhalb von vier Wochen bereitgestellt. Das Protokoll ist von der oder dem Ratsvorsitzenden, der Bürgermeisterin oder dem Bürgermeister sowie der Protokollführerin bzw. dem Protokollführer zu unterzeichnen.

 

(4) Einwendungen gegen das Protokoll dürfen sich nur gegen die Richtigkeit der Wiedergabe des Verhandlungsverlaufs und des Inhalts der Beschlüsse richten. Werden gegen die Fassung des Protokolls Einwendungen erhoben, die sich nicht durch Erklärungen der Protokollführerin oder des Protokollführers, der Bürgermeisterin oder des Bürgermeisters beheben lassen, so entscheidet der Rat.

 

(5) Die Protokolle sind, soweit sie nicht öffentlich beratene Gegenstände zum Inhalt haben, vertraulich zu behandeln und zu verwahren.

 

(6) Über die Genehmigung des Protokolls der letzten Sitzung des Rates vor Ablauf der Wahlperiode beschließt der Verwaltungsausschuss.

 

Durchführungszeitraum:

Die Änderung tritt nach der Beschlussfassung sofort in Kraft.