Syke

Die Stadt Syke unterstützt den Austausch von Daten mittels elektronischer Kommunikation und erweitert daher regelmäßig ihre Infrastruktur mit entsprechender Technik. In den folgenden Beschreibungen wird dies im Detail ausführlich erläutert. Bei der Betrachtung des Themas „Vertraulichkeit und Rechtssicherheit bei E-Mail-Nutzung“ wird auch die Tatsache nicht aus den Augen verloren, dass zukünftig weiterhin ein großer Teil der elektronischen Kommunikation über normale E-Mails ohne irgendeine Verschlüsselung und ohne irgendeine elektronische Signatur abgewickelt werden wird. Die Verschlüsselung und die elektronische Signatur ist nicht pauschal für alle E-Maileingänge und E-Mailausgänge sinnvoll oder notwendig.

Die Einschränkungen und Unzulänglichkeiten beim Umgang mit normalen E-Mails sind damit auch schon genannt: die Vertraulichkeit und Rechtssicherheit. Wer eine normale E-Mail schickt, kann nicht rechtssicher / rechtsverbindlich nachweisen, ob und wann er welche Daten an wen versandt hat. Der Empfänger kann seinerseits nicht sicher sein, dass die Nachricht unverfälscht ist und tatsächlich vom Absender stammt. Außerdem kann die normale E-Mail, ähnlich wie eine Postkarte, auf ihrem Weg durchs Internet im Prinzip von fremden Personen gelesen werden – ein großes Problem, wenn vertrauliche oder personenbezogene Daten betroffen sind.

Die Stadt Syke bietet aus diesem Grunde zusätzlich zur „normalen E-Mail“ die Kommunikation über das EGVP (Abkürzung für „Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach“) an, um die genannten Nachteile zu beheben.

Das ursprünglich für den Justizbereich entwickelte EGVP ermöglicht den vertraulichen und rechtsverbindlichen elektronischen Datenaustausch zwischen Kunden/Firmen/Bürgern und der Stadt Syke. Mit dem EGVP können Nachrichten und Dokumente vertraulich zugestellt werden, die eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen bzw. Rechtsfristen in Gang setzen. Die qualifizierte elektronische Signatur ersetzt hierbei die eigenhändige Unterschrift.

Folgende Schritte sind erforderlich, um den Dienst zu nutzen:

a)
Die nötige Software kann für jedermann kostenfrei unter www.egvp.de herunter geladen bzw. gestartet werden. Klicken Sie dort dann auf die Rubrik „Downloads“. Die Software setzt voraus, dass auf Ihrem PC bereits eine so genannte Java-Umgebung vorhanden ist. Bei den meisten modernen PCs ist dies der Fall. Falls die Java-Umgebung bei Ihnen noch nicht vorhanden ist, können Sie diese ebenfalls auf den Internetseiten von http://www.egvp.de/ herunterladen und installieren.
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HINWEIS:
Wenn Sie die EGVP-Software aufrufen, werden Sie beim ersten Startvorgang gefragt, ob Sie sich im EGVP registrieren möchten ("d.h. Postfach einrichten") oder nicht (d.h. "ohne Postfach"). Sie können natürlich frei entscheiden, ob Sie dies tun möchten oder nicht. Falls Sie jedoch der Stadt Syke ausschließlich nur Dokumente rechtsverbindlich zuschicken möchten, funktioniert das auch ohne Einrichtung eines eigenen Postfaches im EGVP. D.h. Sie müssen sich nicht zwangsläufig ein eigenes EGVP-Postfach einrichten lassen.  
 
b)
Sie benötigen eine Signaturkarte und ein Kartenlesegerät. Auf der Signaturkarte muss sich eine qualifizierte elektronische Signatur befinden. Die Signaturkarte mit der qualifizierten Signatur erhalten Sie bei verschiedenen Anbietern (z.B. bei Ihrer Hausbank oder bei Ihrer Sparkasse). Ein Kartenlesegerät kann üblicherweise dort auch gleich mitbestellt werden.

Grundsätze und Nutzungsbedingungen:

Nur solche förmlichen Anträge und Widersprüche, die Sie an die Stadt Syke über das EGVP senden, gelten elektronisch als rechtswirksam gestellt bzw. erhoben. Einfache Vorgänge und Anfragen können natürlich wie bisher per normaler E-Mail an die Stadt Syke gesendet werden. Über das EGVP werden von der Stadt Syke rechtsverbindlich folgende Posteingänge akzeptiert:

1.) 
Die Nachricht muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein.
Anmerkung: dieser Punkt wird hier an dieser Stelle ausdrücklich genannt, weil rein technisch mit EGVP auch Nachrichten ohne Signatur verschickt werden könnten....

2.) 
Eventuell beigefügte Dokumente müssen in Form von PDF-Dateien angehängt sein.

Das Angebot zur Nutzung steht allen Personen offen. Die Kosten für eine qualifizierte Signatur lohnen sich in erster Linie für diejenigen, die häufiger diesen Dienst in Anspruch nehmen oder sowieso schon eine Signaturkarte mit einer qualifizierten Signatur für andere Dienste einsetzen. Im Berufszweig der Anwälte und Notare ist der Einsatz von qualifizierten Signaturen bereits sehr verbreitet. Über das EGVP sind Ihre Dokumente anschließend verbindlich bei der Stadt Syke zugestellt.