Ratsinformationssystem

Vorlage - 2010/042  

Betreff: Änderung der Geschäftsordnung (GO)
Status:öffentlichVorlage-Art:Beschlussvorlage öffentlich
Verfasser:Heinrich SieversAktenzeichen:1-
Federführend:Fachbereich 1 - Organisation, IT und Personal Bearbeiter/-in: Borgmann, Birgit
Beratungsfolge:
Verwaltungsausschuss Vorberatung
11.03.2010 
Sitzung des Verwaltungsausschusses      
22.04.2010 
Sitzung des Verwaltungsausschusses      
Rat der Stadt Syke Entscheidung
17.03.2010 
Sitzung des Rates der Stadt Syke zurückgestellt     
29.04.2010 
Sitzung des Rates der Stadt Syke geändert beschlossen   

Sachverhalt
Beschlussvorschlag

Sachverhalt:

Sachverhalt:

 

Herr Dr. Hass hat in der VA- Sitzung am 11.02.2010 beantragt, die Geschäftsordnung so zu ändern, dass bei nicht fristgerechter Vorlage der Protokolle, Sanktionen gegen die Verwaltungsleitung festgelegt werden.

 

Dieser Antrag wurde durch den VA nicht durch Beschluss bestätigt.

 

Zu der aufgeworfenen Problematik ist festzustellen, dass die Mitarbeiterinnen des Sitzungsdienstes

·         im November 2009 für 17 Sitzungen

·         im Dezember 2009 für 7 Sitzungen

·         und im Januar 2010 für 12 Sitzungen

Protokoll zu führen hatten und den gesamten übrigen Sitzungsdienst für diese Anzahl an Sitzungen abzuwickeln hatten. Im Dezember waren die Arbeitswochen durch die Weihnachtstage und Silvester eingeschränkt. Die Sitzungshäufigkeit und die Feiertage haben zu Verzögerungen geführt.

 

Alle gefassten Beschlüsse werden 2 Tage nach den jeweiligen Sitzungen im Ratsinformationssystem zu den Sitzungen eingestellt, so dass es allen Nutzern möglich ist, sich hier einen Überblick zu verschaffen.

 

Die vergangenen Monate waren geprägt durch eine sehr hohe Anzahl von Sitzungen, die nicht die reguläre Sitzungsarbeit und auch nicht den üblicherweise bestehenden Arbeitsanfall widerspiegeln. Die Ausnahmezeiten bzw. Spitzenzeiten können nicht immer vermieden werden und sind oftmals auch nicht planbar. Für diese Arbeitsperioden bitte ich, möglichen zeitlichen Verzögerungen mit Verständnis zu begegnen bei gleichzeitiger Zusicherung der Verwaltung,die Regelungen der Geschäftsordnung grundsätzlich einzuhalten.

 

Eine Änderung der Geschäftsordnung, die Wahrung der Fristen betreffend, wird seitens der Verwaltung daher nicht für erforderlich gehalten.

 

 

Regelungen zu Reduzierungen von Nachtragstagesordnungen können selbstverständlich in die Geschäftsordnung aufgenommen werden.

 

Nach § 2 Abs. 1 Satz 3 GO kann die Ladungsfrist für Eilfälle bis auf 24 Stunden abgekürzt werden. Hier kann eine Regelung aufgenommen werden, dass nur noch eine Nachtragstagesordnung spätestens zwei Tage vor den Sitzungen (bei VA-Sitzungen also am Tage der Fraktionssitzungen) erstellt wird. Damit ist sichergestellt, dass es nur noch eine Nachtragstagesordnung gibt und alle Tagesordnungspunkte ordnungsgemäß in den Fraktionen vorbereitet werden können. In diesem Zusammenhang halte ich es für sinnvoll, auch die Ratssitzungen grundsätzlich am Donnerstag durchzuführen, weil auch dann in den Fraktionssitzungen am Dienstag über möglicherweise zusätzliche Tagesordnungspunkte beraten werden kann.

 

Nach § 2 Abs. 2 Satz 2 GO sollen fehlende Anlagen spätestens 3 Tage vor Sitzungsbeginn nachgereicht werden. Hier sollte die Frist auch auf 2 Tage verändert werden, damit es eine einheitliche Regelung gibt.

 

Die Verwaltung ist stets bemüht, Beschlussvorlagen gemäß der Geschäftsordnung innerhalb der Fristen zu erstellen. Sofern sich jedoch vor den Sitzungen Sachverhalte ändern oder sich neue Informationen zu den Tagesordnungspunkten ergeben, über die alle Ratsmitglieder in Kenntnis gesetzt werden sollten, bleibt es leider nicht aus, dass weitere Vorlagen oder Ergänzungsvorlagen zu einem späteren Zeitpunkt eingereicht werden.

 

Nachhaltigkeit:

Das Verfahren in Sitzungen kann durch diese Veränderungen verbessert werden. Es gibt max. nur noch eine Nachtragstagesordnung. Hierauf können sich alle Betroffenen besser einstellen. Die Sitzungen können straffer geführt werden.

 

Beschlussvorschlag:

Beschlussvorschlag:

 

Die GO des Rates der Stadt Syke vom 25.01.2007 wird wie folgt geändert/ergänzt:

 

§2 Abs. 1 Satz 3 erhält folgende Fassung:

 

Sie kann für Eilfälle bis auf 2 Tage verkürzt werden; auf die Abkürzung ist in der Ladung hinzuweisen.

 

§ 2 Abs. 2 Satz 2 erhält folgende Fassung:

 

Noch fehlende Anlagen sollten spätestens zwei Tage vor Sitzungsbeginn nachgereicht werden.